| |||
Реферат: Организация труда руководителяГосударственный комитет Российской Федерации по высшему образованию Санкт-Петербургская лесотехническая академия Сыктывкарский лесной институт Кафедра экономики и управления в лесном комплексе Курсовая( работа по курсу: Организация, нормирование и оплата труда на предприятиях лесного комплекса. Тема: Организация труда руководителей Выполнил студент 5 курса ИЭФ в/о Ковшевой П.А. Проверил ст. преподаватель Кокина Е.П. Сыктывкар, 1997 г. Содержание: Введение 3 1. Основы трудовой деятельности руководителей. 5 1.1. Трудовая деятельность руководителя, ее особенность. 5 1.2. Содержание труда руководителя. 6 1.3. Факторы, влияющие на работу руководителя. 7 1.4. Целевое планирование труда руководителя. 9 2. Основные пути улучшения труда руководителя. 11 2.1. Организация рабочего места. 11 2.2. Работа с документами и корреспонденцией. 15 2.3. Ведение телефонных разговоров. 17 2.4. Проведение совещаний, конференций. 20 2.5. Составление графика работы. 22 2.6. Подготовка и проведение выступлений. 23 2.7. Прием по личным вопросам. 25 2.8. Посещение рабочих мест. 27 Заключение. 28 Список использованных источников. 29 Введение На протяжении всей жизни человеческого общества были те, кто руководит и те кем руководят. Но люди до начала 20 века мало придавали значения самому понятию управление. Руководители (приказчики, распорядители и другие) управляли опираясь на интуицию. В то время не задумывались над этим серьезно. С начала 20 века управление начинает выделяться в самостоятельную науку и продолжает развиваться в настоящее время. На протяжении развития этой науки основное внимание уделялось тому, как руководитель должен руководить, чтобы организация работала эффективно. Но к сожалению мало внимания уделялось тому, как организовать работу самого руководителя. Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. В свою очередь необходимо помнить, что любая организация представляет собой единое целое и если работу самого руководителя не организовать должным образом, то руководитель не сможет работать эффективно, что несомненно повлияет на работу всей организации. Если руководитель не спланирует и правильно не организует свою работу, то это приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и в конечном счете скажется на качестве управления. В настоящее время в мире информационный поток возрастает в геометрической прогрессии Целью данной курсовой работы, является рассмотрение организации труда
руководителей. То есть как организовать работу руководителя, чтобы его труд
был наиболее эффективным. Но следует помнить, что труд руководителя
настолько специфичен, что правильно организовать его довольно
проблематично. Умение эффективно руководить, что это, наука или искусство( Основы трудовой деятельности руководителей. 2.1 Трудовая деятельность руководителя, ее особенность. Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда руководитель не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны. В целом трудовую деятельность руководителя можно разделить на 4 функции. Это: планирование, организация, мотивация, контроль. Но не следует полагать, что только руководитель выполняет эти функции. Ему активно помогают остальные работники. Цель работы руководителя - выработать направление развития и правильно организовать работу. Руководитель как было отмечено выше - особый работник в организации и
поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других
членов коллектива. Можно выделить следующие особенности: Все перечисленные выше особенности необходимо учитывать при организации труда руководителя и рассматривать их все вместе и взаимосвязанно друг с другом. 2.2 Содержание труда руководителя. Мы рассмотрели особенности работы руководителя, но для эффективной
организации труда необходимо выяснить, чем занимается руководитель в
течение рабочего дня. Как уже было отмечено выше рабочий день руководителя
не лимитирован и разнообразен. Если представить в общем виде, то можно
сказать, что руководитель в течение своего рабочего дня выполняет
следующие виды работ (по данным разных источников): Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависимости от особенности труда. Руководитель или исследователь, занимаясь анализом трудового процесса, должен учитывать особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат. 2.3 Факторы, влияющие на работу руководителя. Руководитель это человек и так как он действует в реальных условиях,
то на него оказывают влияния многие факторы. Не следует забывать также, что
на него и некоторые ограничения. В целом факторы оказывающие влияние на
работу руководителя следующие: 1. Эстетика рабочего места; 2. Удовлетворенность работой; 3. Социальный статус; 4. Другие. Все рассмотренные факторы в той или иной мере оказывают влияние на деятельность руководителя, а значит должны учитываться при научной организации производства. Причем все факторы должны учитываться во взаимосвязи, а не как отдельные. Сложностью здесь является то, что нет возможности, в большинстве случаев, сразу оценить влияние каждого фактора на работу руководителя. Это бесспорно усложняет процесс эффективной организации труда руководителя. 2.4 Целевое планирование труда руководителя. Целевое планирование представляет собой планирование, направленное на достижение определенных, за ранее известных целей. Целью в планирование организации труда руководителя является повышение эффективности труда при минимуме затрат. В целом весь процесс планирования можно представить в виде следующей схемы: Формулирование цели Анализ текущего состояния Выявление слабых сторон Проведение наблюдения Проведение мероприятий по улучшению труда Сравнение результатов до и после проведения мероприятий Формулирование цели представляет собой важный процесс. От того правильно ли будет выбрана цель зависит, что будет подвергнуто исследованию и какие результаты будут получены. Анализ текущего состояния необходим в первую очередь для того, чтобы иметь эталон. Сравнение этого эталона с результатом проведения мероприятий по организации труда покажет эффективность проведенных мероприятий. После проведения анализа, необходимо выявит слабые стороны в организации труда руководителя. В организации труда руководителя, как правило, несколько слабых сторон и именно их необходимо выявить и очень тщательно проанализировать. Если не выявить основные направления работы, то затраты времени и усилий окажутся значительными, а результат плохим. Следующий этап - проведение наблюдений - требует тщательной проработки и организации. Сначала необходимо решить какие наблюдения необходимо провести. Например при организации рабочего места необходимо провести замеры объема рабочего кабинета, уровня шума, освещения и другие. Для улучшения документооборота необходимо проанализировать документы по различным признакам - степень важности, возможность решения некоторых вопросов другими служащими и другое. Затем необходимо решить, кто будет проводить наблюдения. Это может быть либо сам руководитель, либо исследователь. В любом случае руководитель должен помогать в проведение исследования и быть заинтересованным в результатах. После проведения наблюдений необходимо решить вопрос о необходимости проведения мероприятий по улучшению организации труда. Если затраты по проведению этих мероприятий окупятся, то необходимость их проведения очевидна. Затем проводятся непосредственно мероприятия по улучшению труда руководителя (подробнее см. гл. 2). И в заключении необходимо сравнить полученные результаты с предшествующими. Если труд руководителя улучшился и затраты были незначительны, то мероприятия были проведены правильно. В заключении хотелось бы отметить, что в настоящее время окружающий мир настолько быстро меняется, что необходимо постоянно анализировать труд руководителя и пытаться его улучшать. Основные пути улучшения труда руководителя. Основные направления, которые будет рассмотрены в этой главе, являются важными составляющими в организации труда руководителя. Необходимо отметить также, что все рекомендации носят рекомендательный характер и важно учитывать реальные условия, в которых работает руководитель. В процессе организации труда руководителя не нужно доходить до абсурда - труд руководителя очень специфичен и неповторим (см. стр. 5). При организации работы необходимо учитывать все нюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи. 3.1 Организация рабочего места. Прежде чем перейти к рассмотрению организации рабочего места,
необходимо выяснить, что представляет собой рабочее место руководителя. При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо
учитывать следующие моменты: Т а б л и ц а 1 Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий труда служащих Следует отметить, что для снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционная обивка и другое. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи. На рисунке № 1 показан один из возможных вариантов организации рабочего места руководителя. Отметим некоторые особенности. Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место руководителя. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла. Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность
стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует
покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует
на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и
другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило количество участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально обыкновенные стулья с мягким сиденьем. Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха руководителя. Рабочий кабинет можно также дополнить стендом где будут располагаться производимая продукция. Также необходимы большие настенные часы с боем, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит помогает в работе. 3.2 Работа с документами и корреспонденцией. Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на: входящие и исходящие. Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой
организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна
быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов
находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера
предприятия растет количество корреспонденции и самому руководителю просто
немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти
секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит: Руководитель просматривая корреспонденцию в порядке важности должен поставить резолюцию. Хранит документы в кабинете руководителя нет ни какой необходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место. 3.3 Ведение телефонных разговоров. Телефон — важное средство эффективности управленческого труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4 до 27% рабочего времени. Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей. Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает руководителю правильно организованный справочный аппарат. Удобно для этих целей использовать компьютер. Кроме этого руководителю удобно иметь при себе личный справочник с адресами и телефонами, который регулярно должен проверяться, обновляться и дополняться. В личном справочнике кроме фамилии, имени и отчества абонента (по алфавиту) целесообразно указать его должность или дело, с которым он связан. Длительность деловых телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности. Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы. Недостающую зрительную связь люди обычно стремятся восполнить излишним
многословием или привлечением к разговору посторонних, что удлиняет беседу. Т а б л и ц а 2 Структура телефонного разговора и варианты общения абонентов В заключение необходимо отметить, что все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на руководителя, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время руководителя. 3.4 Проведение совещаний, конференций. Каждый день, утром руководитель проводит планерки, конференции. Они как правило носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность. Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не
носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях
обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание
является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько
эффективно он проводятся зависит качество принятых решений. Спланированные
и организованные определенным образом совещания помогают уменьшит потери
времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовки к
совещанию необходимо: Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа. Последовательность вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимо
спланировать учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от его
продолжительности, снижается работоспособность участников. Так пик
работоспособности наблюдается через 15 - 20 мин. после начала совещания. Для эффективности деловой беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно нужен при обсуждение вопросов. При проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание необходимо заканчивать протоколом совещания, где отражается исполнители, их действия и другая информация. 3.5 Составление графика работы. Руководитель располагает определенным фондом рабочего времени в
течение дня. Продолжительность рабочего дня руководителя, как уже
отмечалось ранее строго не лимитированна, но все же ограничена и необходимо
спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на Прежде всего необходимо отметить, что производительность руководителя
в течении рабочего дня различна. Так пик производительности приходится на
период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда Руководитель должен тщательным образом планировать свой рабочий день. 3.6 Подготовка и проведение выступлений. Руководитель должен владеть деловым красноречием. Основная цель
выступления - воздействовать на мысли слушателей, склонить их к своей точке
зрения. Хорошо выступить это не просто выложить все имеющиеся данные, а
максимально увлечь внимание слушателей и склонить их в свою сторону. Для
того, чтобы выступление прошло эффективно к нему надо основательно
подготовиться. Перечислим основные рекомендации призванные помочь оратору. 2. В соответствии с этим определите цель своей речи: чего вы хотите достичь своим высказыванием?; 3. Спросите себя, что вы уже знаете о предмете изложения. Изложите на
бумаге в форме тезисов сведения о предмете, которыми располагаете. 4. Четко определите, на какие вопросы вы должны дать ответы слушателям; 5. Соберите недостающие материалы для выступления, выберите самое важное, пользуйтесь при этом специальной литературой по теме выступления, справочными словарями, журналами и другими источниками справочного характера; 6. Продумайте сложнейшие моменты аргументации; 7. Попытайтесь разбить приготовленный для выступления материал на части; 8. Составьте тезисы речи с включением в них ключевой информации, цитат, определений. 9. Если нет опыта публичных выступлений необходимо потренироваться; 10. Концентрация внимания на основных вопросах содержания речи. Замечено, что на современную публику особенно благоприятно действует
импровизированная речь. Чтение “по бумажке” не эффективно. При подготовке к
выступлению нужно выяснить, какой круг слушателей (половозрастный состав,
интересы), а также какой тип выступления предстоит (научный доклад, лекция,
выступление на собрании и т.д.). Для эффективности выступления необходимо
составить план выступления, который должен включать: Выступление должно быть ни слишком коротким, ни слишком длинным. В заключение необходимо отметить, что успех речи зависит во многом и от того как говорить. Монотонно выложенные факты не произведут должного эффекта. В противоположность этому эмоциональная с расстановкой речь ( перед и после ключевой фразы необходимо делать 1-2 секундную паузу) будет более убедительна. 3.7 Прием по личным вопросам. Для проведения приема лучше выделить определенное время в течении
рабочего дня. Оптимальным представляется время между 1400 и 1600. Если это
возможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря. Все приемы посетителей можно разделить на: официальные и не официальные. Официальные приемы можно проводить: за столом для конференций, совещаний (см. рис. № 1). Это поставит руководителя и посетителя в одинаковые условия, то есть психологически собеседнику будет легче. К такому способу лучше всего прибегать, когда прием посетителя официальный, но руководитель хочет лучше наладить межличностный контакт; за рабочим столом. За рабочим столом лучше всего вообще не принимать посетителей, т.к. на нем могут находиться важные документы, которые может увидеть посетитель и по ряду другим причин. За ним лучше принимать провинившихся работников. Когда руководитель сидит за рабочим столом, а работник находиться спереди, то психологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобы не критикуя работник понял свою вину. Не официальные приемы лучше проводить в “зоне отдыха” (см. рис. №1). Для того, чтобы ограничить время затрачиваемое на беседу (а значит сэкономить время руководителя), необходимо, как уже отмечалось ранее, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло. В заключение необходимо отметить, что для оптимального ведения беседы руководитель должен: уметь активно слушать. То есть в процессе рассказа собеседника не просто слушать молча, а показывать, что вы следите заходом мысли. Это, например, можно сделать путем высказываний типа: да-да, конечно, безусловно и других; уметь понять собеседника. Причем “понять не значит принять”. Если руководитель может правильно понять собеседника, то это поможет ему принять правильное решение; уметь направить разговор в нужное русло. стараться говорить на уровне собеседника и другое. 3.8 Посещение рабочих мест. Посещение рабочих мест (в большинстве случаев рабочих) позволяет:
наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел на предприятии. При подготовке к посещению руководитель должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, чтобы быть в курсе дел происходящих в них. Для хорошего контакта с рабочими необходимо учитывать психологические моменты. В частности в цеха лучше идти одетым соответствующим образом. При встрече с рабочими необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения. Для посещения рабочих мест лучше выбирать время ближе к конце рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда. Необходимо отметить также, что необходимо встречаться с рабочими не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел на предприятии, послушать выступления работников. Заключение. В данной курсовой работе рассмотрена актуальная тема - “организация труда руководителя”. Целью данной курсовой работы было рассмотреть труд руководителя, а также показать основные пути улучшения организации труда руководителя. В первой главе были кратко рассмотрены особенности труда руководителя, учет затрат рабочего времени, а также как рационально спланировать мероприятия по улучшению труда. Во второй главе были непосредственно рассмотрены основные пути по которым возможна организация труда. Целью на этом этапе было показать, что эти мероприятия не сложно провести, а результат будет впечатляющим. Но все мероприятия, проводимые с целью увеличения производительности труда и сокращением затрат рабочего времени руководителя, будут напрасными если руководитель: придерживается авторитарного метода управления. Такой руководитель привык решать все сам, забывая при этом, что тратит напрасно много времени; не анализирует свою работу с целью выявления резервов снижения затрат рабочего времени; не посвящает время самообразованию. Главное, чтобы у руководителя было желание улучшить свой труд. Список использованных источников.
Приложение Рис.1 Пример организации рабочего места руководителя. приставка диван кресло журнальный столик стол для совещаний входная дверь стулья приставка рабочий стол |
|