| |||
Реферат: Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятииМинистерство образования Российской Федерации РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ Историко-архивный институт Факультет Документоведения Кафедра Документоведения Руденко Дарья Владимировна Организация и технология документационного обеспечения ЗАО «Строительная Компания «Дружба» Дипломная работа Студентки 5 курса дневного отделения Допущена к защите на ГАК Научный руководитель Заведующая кафедрой ______________________ ПрофессорТ.В. Кузнецова ______________________ «___» ____________2002г. «___» _____________2002 г. Москва 2002 ОГЛАВЛЕНИЕ Введение История создания ООО «ДИН» и структура делопроизводственной службы Введение В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата
управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От
того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех
управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в
виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего
времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение,
заполнение, копирование и передачу[1]. По данным ISO (International Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы. Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия. Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Закрытого акционерного общества «Строительная Компания «Дружба». Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности ООО «ДИН», а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию. Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно: - ознакомление с организационной структурой Компании; - изучение функций, задач, основных видов деятельности Компании; - рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности ООО «ДИН»; - изучение организации службы документационного обеспечения управления - изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства; - разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы; - внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота. С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральных нормативно – методических материалов по документационному обеспечению составляют: Государственная система документационного обеспечения управления.[3] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[4] способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».[5] Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело». Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[6] включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней. Для написания данной дипломной работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами: Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»[7]. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». [8] Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании
дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области
документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, к.и.н. В издании “Секретарское дело” Кузнецова Т.В. уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда.[9] Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце
приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических
материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов,
излагаются требования к составлению и обработке специальных документов Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления. В издании Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)»[10] рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу. В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству»[11] собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов. В дипломной работе использовалась информация на основе анализа диссертационной работы доктора исторических наук М.В.Ларина «Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии)»[12]. Автор в своей работе решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии. В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные
периодические публикации в журналах «Секретарское дело», 1. В журнале «Секретарское дело», в статье «Рекомендации по разработке должностных инструкций»[13] В.С. Иритикова очень подробно описала все разделы должностной инструкции. В статьях Л.В. Санкиной и Т.В. Кузнецовой – «Должностная инструкция секретаря- референта»,[14] «Должностная инструкция секретаря руководителя»[15], «Должностная инструкция: рекомендации по составлению»[16] и, соответственно, «Как составить должностную инструкцию секретаря»[17] изложены рекомендации по составлению должностной инструкции секретаря-референта. Эти статьи написаны на основе практических разработок и носят рекомендательный характер. Конкретизированные этапы делопроизводства рассматриваются в следующих статьях: 1. Тему регистрации документов поднимается в статьях Т.В. Кузнецовой 2. Этапы, методы и сроки контроля за исполнением документов описываются в статьях Т.В. Кузнецовой «Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря»[20], Е.А. Степанова «Контроль исполнения документов и поручений»[21], С.Л. Кузнецова «Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса».[22] 3. Этапу составления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов
на архивное хранение посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой, В статье М.П. Бобылевой «На пути к информационному менеджменту (вопросы
оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в
условиях автоматизации документооборота)»[30] и в статье М.П. Бобылевой и Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях С.Л. Кузнецова «Автоматизация делопроизводства. Первый этап»[36], Г.Ю. Максимовича и А.М. Андреева «Новые возможности автоматизации делопроизводства»[37], О.А. Ефимовой «Современные технологии работы с документами»[38]. В этих статьях приводятся сравнительные характеристики электронных и бумажных систем делопроизводства, даются рекомендации по выбору электронной системы. В настоящее время рынок систем электронного документационного обеспечения управления весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящены статьи С.Л. Кузнецова «Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса»[39] и «Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства»[40]; О.А. Ефимовой «Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации»[41]; Г.Ю. Максимовича и В.П. Берестова «Как создать информационную документальную систему»[42]. Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы; описываются особенности документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию. Проблему электронного документооборота и использования электронных
документов в целом затрагивают статьи А.Н. Соковой – «Электронное
делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях)»[43]
и «Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве»[44], Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно- методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства. Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы ООО «ДИН»: - Устав Компании; - должностные инструкции сотрудников; - приказы и указания руководства ООО «ДИН» и другие материалы. Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и метод анкетирования. В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит
из введения, трех глав, заключения и приложений. Во введении дается
обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных
источников и литературы. В первой главе рассматриваются структура и функции Во второй главе подробно рассматривается постановка делопроизводства на настоящий момент. В 3-й главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота Компании, по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций. В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами. В приложении приведены документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота. 1. Закрытое Акционерное Общество «Строительная Компания «Дружба». История создания, его структура, задачи, функции. Структура делопроизводственной службы 1.1. История создания ЗАО «Строительная Компания «Дружба» Строительство в России всегда было и остается одним из наиболее динамично развивающихся направлений экономической деятельности и является по существу катализатором для всей отечественной экономики. Сегодня все большее внимание уделяется применению эффективных градостроительных и архитектурных решений, поскольку градостроительный фактор существенно влияет на общую стоимость жилища. Как показали современные исследования[46], доля затрат на создание всех необходимых условий для функционирования среды жизнедеятельности, включая формирование инженерной и транспортной инфраструктуры, благоустройство и озеленение территорий, составляет около 30% от всех затрат на строительство жилых домов. В связи с этим особую актуальность приобретает строительство новых домов за счет уплотнения сложившихся территорий населенных мест. Это прежде всего уплотнение районов 3-5-этажной застройки первых послевоенных лет и 60- х годов за счет пристроек, возведения мансард и новых домов, уплотнение и реконструкция усадебной застройки, примыкающей к центральной части городов. В настоящее время в этой отрасли воплощаются новейшие технологии и современные принципы организации труда. ООО «ДИН» – компания, которая за небольшой период своего существования трансформировалась из небольшого строительного кооператива в лидеры подмосковного строительства и является примером организации «нового поколения» по всем показателям. ЗАО «Строительная компания «Дружба» образована в 1998 г. путем реорганизации жилищно-строительного комбината с названием «Дружба». История образования Компании началась в 1990 году, когда группа энтузиастов решила создать строительный кооператив, который занимался бы выполнением ремонтно-отделочных работ квартир. Постепенно деятельность кооператива набирала обороты, структура расширялась, появлялись новые направления деятельности. В 1995 году в ходе реорганизации кооператив «Дружба» сменил
организационно-правовую форму и стал жилищно-строительным комбинатом Начиная несколько лет назад свою деятельность как небольшой жилищно- строительный кооператив (ЖСК) и постепенно расширяя масштабы своей деятельности, за короткий промежуток времени он превратился в крупную строительную компанию, лидирующую на строительном рынке Подмосковья. ООО «ДИН» способна осуществлять полный комплекс работ, охватывающих все стадии строительного проекта. Применение современных технологий, опыт строительных работ, профессионализм сотрудников Компании позволяют находить оптимальные решения. Со дня основания ООО «ДИН» прошло более 12 лет. Сейчас ООО «ДИН» – одна из представительниц новой волны экономически грамотных строителей, использующих в своей работе самые современные технологии для возведения жилых домов и других зданий «под ключ». За это время Компания выполнила более 150 договоров по строительству, реконструкции и капитальному ремонту объектов жилого и нежилого фонда. С 1997 года Компания совместно с правительством Москвы участвует в программе реконструкции центра города. Компания принимает участие в реконструкции исторического центра Москвы, где проведение работ требует особенно сложных технических решений. Один из крупных проектов -реставрация здания на Лубянке, здания на Большом Черкасском пер. Реализация этого проекта является значительным вкладом в решение социальных и градостроительных задач города. В настоящее время ООО «ДИН» является крупной строительной компанией, имеющей собственную производственную базу строительных конструкций и материалов, свою риэлтерскую службу, самостоятельно занимается поиском и инвестированием строительных объектов, самостоятельно занимается разработкой проектов будущих домов, ведет строительство целых микрорайонов подмосковных городов. 1.2. Задачи, функции и структура ООО «ДИН» ООО «ДИН» является коммерческой организацией, уставный капитал который
разделен на определенное число акций. В основном организационном документе ООО «ДИН» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества. ООО «ДИН» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный расчетный и иные счета. Целью деятельности Компании является извлечение прибыли, предметом деятельности – строительство и реконструкция, проведение проектных работ. Основными направлениями деятельности Компании являются: - строительство зданий и сооружений; - проектирование зданий и сооружений; - производство строительных конструкций; - производство изделий и материалов; - риэлтерская деятельность; - послепродажное сервисное обслуживание клиентов; - проведение работ по реконструкции зданий г. Москвы; - эксплуатация инженерных инфраструктур городов и других населенных пунктов; - маркетинг; - инвестирование в строительство жилых домов, гаражей, объектов культурно-массового назначения. Компания вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенные законодательством, направленные на достижение уставных целей, после получения соответствующей лицензии. Строительная компания "Дружба" существует на строительном рынке уже много лет и является единым производственно-строительным комплексом, в состав которого входят: - домостроительный комбинат, производящий железобетонные изделия; - филиал по изготовлению стеклопакетов «Окна - Дружба»; - жилищно-эксплуатационное управление, занимающееся послепродажным обслуживанием квартир; - служба сервиса «Дружба – Сервис», обеспечивает работу и ремонт всей транспортной техники Компании. В настоящее время идет комплексная реструктуризация действующей
организационной структуры ООО «ДИН», структура Компании не утверждена. СТРУКТУРА ООО «ДИН» РИС. 1 Высшим органом управления ООО «ДИН» является общее собрание акционеров, действующих на основании надлежаще составленной и удостоверенной доверенности. Возглавляет ООО «ДИН» Генеральный директор. Он является единоличным исполнительно-распорядительным лицом Общества, который возглавляет дирекцию, представляет во вне интересы Общества и действует от его имени без доверенности. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников Компании, положений о филиалах; подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками Компании. Постоянно действующим коллегиальным исполнительным органом является дирекция, выраженная Генеральным управлением. Она осуществляет текущее руководство деятельности Компании, непосредственно подчинена Генеральному директору и подотчетна общему собранию акционеров. К компетенции Дирекции относятся вопросы текущей финансово-хозяйственной деятельности, не отнесенные к компетенции собрания акционеров[47]. Трудовые отношения работников ООО «ДИН» регулируются действующим
трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами
внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников. Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления[48] в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив. Служба делопроизводства в ООО «ДИН» создана совсем недавно, в начале Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. - Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании; - Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям. В состав Общего отдела входит: 1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются: - прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства, - регистрация документов, - машинописные работы, - распределение телефонных звонков, - отправка документов, - информационно-справочная работа с документами; 2. Административно – хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции: - снабжает канцелярскими принадлежностями; - обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем; - ведет контроль за сохранностью материальных ценностей; - устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции. Наличие в структуре службы документационного обеспечения административно- хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ[49], так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления. Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ООО «ДИН». Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив. Организационная структура службы документационного обеспечения управления ООО «ДИН» – Общего отдела Начальник Общего отдела Секретариат Административно - Секретари Генерального хозяйственный структурных Управления отдел подразделений _______________ - непосредственное подчинение ----------------------- - функциональное подчинение Основными задачами Общего отдела являются: - Обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы. - Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании. - Сокращение документооборота, унификация форм документов. - Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение. - Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании. - Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства. - Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании. Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции: - Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами; - Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления; - Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий; - Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании. - Осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений); - Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними; - Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел; - Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации; - Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.[50] Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами,
инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности. Секретариаты филиалов ООО «ДИН» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться не будут. В ООО «ДИН» существует служба научно-технической документации,
выраженная архитектурно-проектной мастерской под руководством начальника
подразделения. Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности действует на основании и в соответствии с Положением об архитектурно- планировочной мастерской, должностной инструкцией и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников. Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются: - Получение проектно-сметной документации и проверка комплектности; - Входной контроль и регистрация технической документации; - Проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачей замечаний Заказчику; - Подготовка документации для разработки проекта производства работ БК; - Разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы; - Документальная подготовка сдачи объекта; - Оформление и согласование проектов технической документации; - Сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела; - Разработка технической части договоров на работы отдела; - - Обеспечение производственных участков проектной документацией, журналами работ, проектами производства работ и другой технической документацией. Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической
документации является секретарь. Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО «ДИН» служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями 1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции 2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов. 3. Организация контроля исполнения документов. 4. Поисковая система по документам. 5. Составление номенклатуры дел. 6. Формирование и оформление дел. 7. Экспертиза ценности документов. 8. Передача дел в архив[53]. Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить
действующему законодательству в области информации и документации[54]. Подразделения ООО «ДИН» осуществляют свою деятельность на основе Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников. Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в ООО «ДИН» присутствуют организационно-распорядительные документы – Устав Компании, в котором закреплены все основные моменты организации Компании (основные виды деятельности, цели и задачи Компании), Протоколы собраний акционеров. Но также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление Компании как инструкция по делопроизводству, положение об Общем отделе и инструкция на секретаря Генерального директора. Рассматривая службу делопроизводства в ООО «ДИН» следует отметить, что отсутствует такая служба как архив. Структура службы делопроизводства (Общий отдел) организована в ООО «ДИН»
с противоречием Государственной системы документационного обеспечения
управления[55], так как это должно быть самостоятельным структурным
подразделением, с прямым подчинением первому руководителю, т.е. 2. Анализ системы документационного обеспечения в ЗАО "Строительная 2.1. Организация документооборота Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Несмотря на, что ООО «ДИН» существует несколько лет, работы по
организации технологии документационного обеспечения управления начали
проводиться только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив. Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело[56]. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ[57] установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях. Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией. Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами[58]. Под объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. Анализируя документооборот Компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов: - поступающие (входящие); - отправляемые (исходящие); - внутренние. Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников. Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций. Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе. Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98[59], это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков: - бланк Компании для письма; (см. Приложение 2) - бланк для письма Управления развития бизнеса; (см. Приложение 3) - общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.). (см. Приложение 4). Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его[60]. Внутренние документы Компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы: - Организационные документы, которые регламентируют деятельность - Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений; - Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.). Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает. Внутренние документы в Компании оформляются на бумаге формата А4 с
воспроизведением следующих реквизитов: название Компании, название
подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все
документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при
помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти[61]. Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.[62] 2.2. Порядок работы с входящими документами в Компании Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом
проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить: - адрес отправителя; - время отправки и получения документа; - при поступлении личных или доплатных документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он
проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного
номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не
вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора ООО «ДИН»
передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую
корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию В соответствии с существующими требованиями подлинник должен
передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В Порядок прохождения входящих документов представлен в схеме 1, стр. 45. Схема 1. Оперограмма движения входящих документов - движение документов, поступающих на имя Генерального директора - движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений - движение нерегистрируемых документов 2.3. Порядок работы в Компании с исходящими документами Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: - составление проекта документа исполнителем; - проверка правильности оформления проекта документа секретарем; - согласование проекта документа; - подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение); - регистрация документа; - отправка документа адресату; - подшивка второго экземпляра (копии) в дело. Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его
оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.[64] В ООО «ДИН» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой. После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю- референту для регистрации. Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные: - порядковый номер документа, включающий номер дела; - адресат (корреспондент); - краткое содержание или заголовок; - отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов- ответов); - исполнитель; - примечание. После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской. Порядок работы с исходящими документами ООО «ДИН» приведен в схеме 2,
стр. 48. |Кто |Испол-н|Структурные |Юрист |Ген. |Общий | - движение документов, подписываемых Генеральным директором - движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».[65] Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов[66]. Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления[67] и Типовой инструкции по делопроизводству[68]. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). Для ООО «ДИН», как для строительной компании, характерна разветвленная
структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом
территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система,
при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями В ООО «ДИН» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь-референт разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку. Регистрация входящих документов ООО «ДИН» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов. Форма регистрационного журнала для входящих документов: Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа». На исходящих документах Компании проставляется исходящий регистрационный
номер в соответствии с действующими требованиями.[69] Он располагается в
верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в
пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями Регистрация исходящих документов ООО «ДИН» ведется в журнале, содержащем
следующие графы: В Компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари
структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Журналы регистрации внутренних документов содержат следующие графы: ООО «ДИН» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов. При анализе регистрации документов ООО «ДИН» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ[71]. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике. Одним из наиболее существенных недостатков организации регистрации в Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только
электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству
реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов,
можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это
позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и
централизованной. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов[73]. Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.[74] Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники Общего отдела по поручению руководства Компании. В ООО «ДИН» для ведения контроля исполнения сотрудники службы
документационного обеспечения управления используют компьютерные базы
данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы
требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы: 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ЗАО «Строительная Компания 2. Правила подготовки и оформления документов 2.1. Документы оформляются в соответствии с ГСДОУ и образцами документов 2.2. Бланки документов. Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь строго
определенный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их
расположения. 2.2. Документы ЗАО «Строительная Компания «Дружба» приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их Генеральным директором. 2.3. Подготовка и оформление приказов (по основной деятельности) и распоряжений: Приказ - правовой акт, издаваемый Генеральным директором ЗАО Распоряжения являются документами, касающимися конкретного разового
случая, и издаются для решения главным образом оперативных вопросов. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия
решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных
органов. В протоколе заполняют следующие реквизиты: наименование Компании, название вида документа (протокол), дату, индекс, грифы утверждения, заголовок, текст, подписи председателя и секретаря. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется в следующей последовательности: указывается
фамилия и инициалы председательствующего лица (слово «Председатель»
печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной
буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициала) секретаря,
присутствующих сотрудников организации в алфавитном порядке, затем
должности и фамилии приглашенных (если таковые есть). Если присутствующих
более 10, то указывается их общее количество. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам
повестки дня. Текст каждого строится по схеме: Письмо - одно из основных средств связи между гражданами, учреждениями, организациями, предприятиями. Текст письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос и состоять из двух логически связанных частей. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случаях их взаимосвязанности. В первой части письма указывают мотивы, факты, события, причины, послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения, заключения и т.д. Составитель письма кроме текста должен сформулировать заголовок письма 2.4. Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках ЗАО Во вводной части излагаются основания для издания документа. 2.5. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела и доводятся до ознакомления (под роспись) с лицами, перечисленными в приказе на листе ознакомления. 3. Требования к реквизитам документов Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа. Датой документа является дата подписания; для документа, принимаемого коллективным органом - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающий документ. Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в
последовательности: число, месяц, год. Например: 30.03.99. В текстах
документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-
цифровой способ оформления дат: 30 марта 1999 года. Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах
регистрируемого массива документов, который исходя из задач поиска,
дополняется индексами структурных подразделений при регистрации исходящих и
входящих документов. Например: 21/55, где 21 - индекс технического отдела, 3.5. Текст документа. Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию. В документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующие листы должны быть пронумерованы. Номера листов (страниц) должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов и знаков препинания. Расстояние от номера листа до обреза листа не должно превышать 15 мм. Документы временного срока хранения (до 10 лет) допускается печатать на двух сторонах листа. Текст документа может делиться на нумеруемые части (разделы, подразделы, пункты, подпункты). Нумерация этих частей производится арабскими цифрами. Таблицы в текстах документов должны иметь номер и заголовок, либо в последнем абзаце перед таблицей должна быть ссылка на эту таблицу. Большие по объему таблицы оформляются в виде приложений к документу. 3.6. Согласование документа. При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Компании, ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа. Замечания или дополнения излагаются на отдельном листе. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне
документа и включает в себя слово "Согласовано", наименование организации и
должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее
расшифровки и даты. Пример: Главный инженер ООО «ДИН»
3.7. Подпись документа. Документы, направляемые в вышестоящие органы, сторонним организациям, подписываются Генеральным директором и главными специалистами. Документ, как правило, подписывает одно должностное лицо в соответствии с компетенцией, установленной функциональными обязанностями или иным правовым актом. Две и более подписей ставится в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и документы, исходящие от нескольких организаций). Подписи двух должностных лиц проставляются на документах коллегиальных органов. Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного или аналитического характера могут подписываться исполнителем в пределах его полномочий. В состав реквизита "Подпись" входят: При подписании документов, согласованных комиссией, указываются не
должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в
составе комиссии. Пример: Н.В.Павлушин Протоколы совещаний коллегиальных организаций подписывают председатель и секретарь. Акты комиссии подписывают все члены комиссии. В том случае, когда документы подписывают несколько должностных лиц,
то их подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности. Наименование должностей разделяются
между собой 2-3 межстрочными интервалами. Если документ подписывают
несколько лиц равных должностей, то их подписи располагаются на одном
уровне. Нач. ФЭО (личная подпись) А.В.Долгов Утверждение документов производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа, если введение документа требует дополнительных действий и указаний. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, элементами грифа утверждения являются: - слово УТВЕРЖДАЮ; - должность лица, утвердившего документ; - личная подпись и ее расшифровка (указание ФИО); - дата утверждения. Пример: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ________И.О.Ф. «___»__________2000г. При утверждении документа приказом или другими распорядительными
документами гриф утверждения оформляется по следующей форме: слово УТВЕРЖДЕНО приказом генерального директора №__от_________ В грифе утверждения слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными 3.11. Адресование документа. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. Документы могут адресоваться конкретному должностному или частному
лицу. Если документ адресуется руководителю организации, учреждения,
предприятия или его заместителю, то наименование организации может входить
в состав наименования должности адресата. Учебно-курсового комбината «УККОМ» Редкозубову А.Ф. 320045, г. Москва, ул. Карасева , 77а Если документ адресуется частному лицу (например, ответ на жалобу), то сначала пишется почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы. Пример: 462351, г. Тула, ул. Советская, д.8, кв. 99 Петрову B.C. Документ не должен содержать более четырех адресов, в противном случае
составляется список рассылки, на каждом документе указывается только один
адрес. В резолюции делаются указания по исполнению документа. В состав
резолюции долины входить следующие элементы: фамилия исполнителя Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них
оформляется по следующей форме: Приложение на __ л. в __ экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз. 00.00.00. №__ Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Печать следует проставлять на поле реквизита "Подпись" таким образом, чтобы она ложилась на часть слов наименования должности лица, подписавшего документ. Печать ставится на документах, где воспроизведение ее оттиска
предусматривается нормативным актом (трудовые книжки, титульные листы и
т.д.). 4. Организация документооборота 4.1.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется секретарями Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой 4.1.2. Регистрация входящих документов осуществляется централизованно
секретарями Генерального управления, путем занесения данных в Журнал
регистрации входящих документов. Регистрация документов, поступивших на имя 4.1.3. В Журнал регистрации входящей документации заноситься следующая информация: входящий номер/дата, исходящий номер/дата, организация – отправитель, краткое содержание документа, исполнитель, примечания (роспись исполнителя о получении документа и др. информация). 4.1.4. На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны
документа проставляется штамп с наименованием ЗАО «Строительная Компания 4.1.5. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Пример: "Вх. № 243 + приложение на 2 л.". 4.1.6. После регистрации входящие документы передаются адресантам. Если получено письмо-ответ, находится инициативное письмо (ксерокопия) и прикрепляется к нему. 4.1.7. Документы, поступившие на имя Генерального директора, передаются секретарем ему на рассмотрение. 4.1.8. В ходе рассмотрения документов Генеральный директор проставляет
на них резолюцию, содержание которой (исполнитель, поручение, срок
исполнения) заносится секретарем в Журнал регистрации входящих документов. 4.1.9. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить секретарю ГД информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит. 4.1.10. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку "В дело" и о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело. 4.1.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа. 4.1.12. Внутренняя документация (докладные и служебные записки, заявки и
т.д.) поступающая на имя генерального директора регистрируется секретарем 4.2.1. Исходящие документы готовятся на бланках для писем ЗАО Внутренние документы составляются на общем бланке. Документы, как правило, должны составляться только по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное их рассмотрение получателем. 4.2.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его. 4.2.3. При оформлении исходящих писем наименование адресата и почтовый
адрес проставляют в правой верхней части документа. Дата документа и
исходящий номер - в левой верхней части. После порядкового номера документа
следует через дробь проставить код подразделения исполнителя в соответствии
со следующей нумерацией: При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит "На № __ от ___" с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указываются фамилия и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа). 4.2.3. Для писем, содержащих более 8 строк текста, обязательным реквизитом является заголовок, который начинается с предлога «О» и содержит краткое резюме документа. Например: «О направлении технической документации». 4.2.4. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово "Копия" перед 2,3,4 адресатом не проставляется. 4.2.5. После проверки правильности оформления исходящих или внутренних документов, секретарь передает их на подпись Генеральному директору или его заместителям. 4.2.6. После подписания в секретариате Генерального управления проставляется исходящий или внутренний номер документа. Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле секретариата. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле. 4.2.7. Данные об исходящих или внутренних документах заносятся в Журнал
регистрации исходящих документов секретарями Генерального управления. 4.2.8. Подписанные руководством документы должны отправляться или передаваться в соответствующее структурное подразделение не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания. При отправке документов по факсу, следует на обороте последнего листа указывать фамилию принявшего документ. 4.2.9. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. 3. Организация контроля исполнения документов 4.3.1. В ЗАО «Строительная Компания «Дружба» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства. 4.3.2. Ставить документы на контроль имеет право Генеральный директор 4.3.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов,
поступающих на имя Генерального директора возлагается на секретаря 4.3.4. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится отметка "Контроль". Вся информация о них заносится в БД (база данных) (журнал контроля) секретарем Генерального директора. 4.3.5. Задание снимается с контроля только с указания Генерального директора. 4.3.6. В течение установленного срока исполнения, поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены. Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление дополнительных запросов в процессе исполнения документа не дает основания считать вопрос решенным. 4.3.7. Исполнитель обязан давать секретарю Генерального директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов. 4.3.8. Сведения об исполнении контрольного задания должны передаваться секретарю Генерального директору не позднее установленной даты исполнения для внесения информации в Журнал контроля и снятия документа с контроля. 4.3.9. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до
истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. 4.3.10. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с 4.3.11. Для исполнения документов устанавливаются типовые и
индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте
документа или установлен руководством ЗАО «Строительная Компания «Дружба». Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 14 дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства. 4.3.12. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителем, виза или замечания соисполнителей даются в течение одного рабочего дня после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя. 5. Составление номенклатуры дел 4.5.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве ЗАО «Строительная Компания «Дружба». Сводная номенклатура дела ЗАО «Строительная Компания «Дружба» должна отражать полный комплекс дел каждого подразделения и быть оформленной согласно общим требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (п. 9.1.3.). 4.5.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы. 4.5.3. Номенклатуры дел подразделений подготавливаются сотрудниками
подразделений, хорошо знающими задачи и документацию подразделения, после
чего визируются руководителями подразделений, а затем представляются на
согласование начальнику Общего отдела для последующего их включения в
сводную номенклатуру дел ЗАО «Строительная Компания «Дружба» и утверждения. 4.5.4. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит: - наименование вида (видов) документа (распоряжение, протоколы, переписка и т. п.), включенного в дело; - определение участка работы или "опроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и т. п. Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая). При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы", если в дело включены документы различных видов. 4.5.5. Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", 4.5.6. Образец номенклатуры дел, представляемой начальнику Общего отдела: номенклатура дел (название отдела) на 200__ год Начальник отдела Подпись И.О.Фамилия 6. Формирование и оформление дел 4.6.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел – ЗАО «Строительная Компания «Дружба». 4.6.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами- разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы. 4.6.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом. 4.6.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми). 4.6.5. Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала. 4.6.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела. 4.6.7. Обложка дела оформляется следующим образом: - название организации – ЗАО «Строительная Компания «Дружба»; - наименование подразделения; - номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела; - заголовок дела; - год заведения или квартал года; - том дела; - срок хранения. 7. Экспертиза ценности документов 4.7.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на уничтожение. 4.7.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ЗАО «Строительная Компания «Дружба». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений, представитель юридической службы ЗАО «Строительная Компания «Дружба». ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии. 4.7.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску. 4.7.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив. Форма описи:
В опись № __________включены _______________________дел (цифрами и прописью) с №____________по №_____________. Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия Члены ЭК Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия 4.7.5. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт. Форма акта: |ООО «ДИН» | |УТВЕРЖДАЮ | ЭК ЗАО «Строительная Компания «Дружба» отобрала к уничтожению следующие дела и документы, утратившие практическое значение:
Итого: _______________дел за годы ___________. Описи дел за ____________годы утверждены ЭК. Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия Члены ЭК И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия Подпись 4.7.6. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается Генеральным директором. 4.7.7. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов. 4.7.8. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК. 4.7.9. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения. 8. Передача дел в архив 4.8.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения. 4.8.2. Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально
отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность
документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа. 4.8.3. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение. Форма карточки-заместителя дела: Отдел______________ Дело № ____________ |Кол-во |Дата |Кому |Расписка |Дата |Расписка | 4.8.4. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению. 4.8.4. Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года. Начальник Общего отдела подпись И.О.Ф. Список нерегистрируемой корреспонденции: 1. Графики 2. Документы по материально-техническому снабжению 3. Материалы справочного и информационного характера 4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые 5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты 6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.) 7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты 8. Приказы подведомственных организаций 9. Проекты планов 10. Проекты смет расходов 11. Расчеты 12. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях 13. Технологические карты 14. Технические условия 15. Учебные планы и программы 16. Чертежи
На основании перечня__________________________________________________________ (название и выходные данные перечня отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно- исторической ценности документы: |№ |Заголовок дела или|Дата дела |Кол-во |Срок хранения|Примечание | Итого ______________________________дел за ___________________ годы. (цифрами и прописью) Описи дел за ______________годы утверждены Генеральным директором
Члены ЭК __________________И.О.Ф. __________________И.О.Ф. | | Приложение 8 | | | |Кол-в| | | Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году. Долговременного хранения: Временного хранения: Итого: |Начальник Общего отдела |__________________И.О.Ф. | |
1. Общие положения 1.1. Документационное обеспечение управления ООО «ДИН» осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), выраженная Общим отделом. В состав Общего отдела, входит секретариат Генерального управления, секретари структурных подразделений, административно-хозяйственный отдел. 1.2. Работа Общего отдела регламентируется настоящим положением . 1.3. Общего отдела в своей деятельности руководствуется
законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями 2. Цели и задачи службы ДОУ 2.1. Основными целями Общего отдела являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. 2.2. Общий отдел решает следующие задачи: 2.2.1. Совершенствование форм и методов работы с документами. 2.2.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами. 2.2.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов. 2.2.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Компании. 2.2.5. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники. 3. Функции службы Общего отдела 3.1. В соответствии с возложенными задачами Общий отдел осуществляет следующие функции: 3.1.1. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины. 3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам. 3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству. 3.1.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам. 3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов. 3.1.6. Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. 3.1.7. Повышение квалификации работников Общего отдела, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции. 3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях. 3.1.9. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив. 3.1.10. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации. 3.1.11. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация. 4. Права и ответственность Общего отдела 4.1. Общий отдел имеет право: 4.1.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях Компании. 4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами. 4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы. 4.1.4. Проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер. 4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства. 4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований. 4.1.7. Совместно с отделом информационных технологий определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации. 4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. 4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы документационного обеспечения управления и должностные инструкции работникам. 4.1.10. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами. 4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними. 4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников Общего отдела, их поощрении и наложении на них взысканий. 4.2. Общий отдел несет ответственность за: 4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в 4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников. 5. Руководство 1. Общий отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается Генеральным директором Компании. 2. Начальник Общего отдела: 6. Взаимосвязи с другими структурными подразделениями Общий отдел взаимодействует: 6.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления. 6.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов. 6.3. Со службами кадров, труда и заработной платы - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами. 6.4. С отделом информационных технологий - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов; по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники. Начальник Общего отдела _________________И.О.Ф. Начальник Управления делами _________________И.О.Ф. | |Приложение 10 | 1. Общие положения 1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно- техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности Компании. 1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным
органом при Начальнике Управления делами ООО «ДИН». Решения комиссии
вступают в силу после их утверждения Генеральным директором Компании. В
необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного
согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы 1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Экспертная комиссия возглавляется Начальником Общего отдела, в ее состав входит секретарь-референт Генерального управления Компании и представителей лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях. 2. Основные задачи ЭК 2.1. Основными задачами ЭК являются: 2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел. 2.3. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению 2.4. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической документации. 3. Основные функции ЭК В соответствии с возложенными на нее задачи ЭК выполняет следующие функции: 3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой работу по отбору документов Компании для дальнейшего хранения и уничтожения. 3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Компании и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно- методических документов по этим вопросам. 3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет: 3.3.1. на утверждение Генерального директора Компании: описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни проектов научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел Компании; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. 3.3.2. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации. 4. Права ЭК Экспертная комиссия имеет право: 4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Компании по вопросам разработки номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов. 4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений: - письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; - предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов. 4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных
подразделений о ходе подготовке документов к архивному хранению, об
условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда 4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и
экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений 4.5. ЭК в лице ее председателя - начальника Общего отдела имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы. 4.6. Информировать руководство Компании по вопросам, относящимся к компетенции комиссии. 5. Организация работы ЭК 5.1. Экспертная комиссия Компании работает в тесном контакте другими структурными подразделениями. 5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней. 5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство Компании. 5.4. ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии – начальника Общего отдела. Начальник Общего отдела _____________ И.О.Ф. (подпись) Начальник Управления делами _____________ И.О.Ф. (подпись) | |Приложение 11 | |ЗАО «СК«Дружба» |УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор | 1. Общие положения 1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производству по представлению отдела кадров. 1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее образование. 1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией. 1.4. Секретарь должен знать: организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормы служебного этикета 1.5. Секретарь должен уметь: - работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel - печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту. 2. Основные задачи и функции Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности директора по производству и выполнение технических функций по его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ: 2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу директору по производству. 2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с директором по производству. 2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение. 2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их с заместителем директора. 2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов. 2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел. 2.7. Организует выполнение указаний и поручений директора по бронированию номеров в гостиницах. 2.8. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов. 2.9. Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку. 2.10. Выполняет копировальные работы. 2.11. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения. 2.12. По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи. 2.13. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения. 2.14. Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариат руководства. 2.15. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя. 2.16. Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их до сведения руководства (директора по производству, его заместителю и начальникам производств). 2.17. Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по производству. 2.18. Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию сводки о составе и объеме документооборота. 2.19. Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию. 20. Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи. 21. Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании. 22. Протоколирует совещания и заседания. 3. Обязанности 3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации. 3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства. 3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству. 3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию. Обеспечивать сохранность документов. 4. Права Секретарь имеет право: 4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов. 4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками. 4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору. 5. Ответственность Секретарь несет административную ответственность за: 5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов 5.2. Сохранение конфиденциальности служебной информации 5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей. 5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации. 5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях. 6. Взаимосвязи по должности Секретарь руководителя взаимодействует: 6.1. со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов 6.2. с канцелярией по вопросам делопроизводства, правил документоведения 6.3. с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов 6.4. со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора по производству. 7. Оценка деятельности Секретарь в своей деятельности обязан: - руководствоваться настоящей должностной инструкцией; - качественно и своевременно выполнять возложенные на него функции и обязанности. 8. Порядок пересмотра должностной инструкции 8.1. Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год. 8.2. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены руководителем кадровой службы с последующим утверждением директора по производства. Руководитель Кадровой службы ____________ Ф.И.О. С инструкцией ознакомлен: Секретарь Генерального директора _____________Ф.И.О. «___»__________200_г. ----------------------- [2] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.
[4] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Федеральная архивная служба России. М., 2000. [5] ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения». Издательство стандартов. М., 1998. [7] Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите
информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ. Собрание законодательства РФ №8 [8] Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от [9] Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел- [11] Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М.: Издательство [12] Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертационная работа доктора исторических наук М., 2000. [13] Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // [14] Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта // [15] Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя // [16] Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению [17] Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // [18] Кузнецова Т.В. Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело 2000. № 1. [19] Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3. [20] Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 1999. №4. [21] Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // [22] Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело 1997. №1. [23] Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. [24] Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. [25] Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение
документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело [26] Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. [27] Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. [28] Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское
дело 1996. №3. [30] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №2. [31] Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1999. №1. [32] Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // [33] Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // [34] Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в
условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. [35] Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // [36] Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // [37] Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 1999. №4. [38] Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 1998. №3. [39] Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4. [40] Он же. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2. [41] Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. [42] Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2000. №1. [43] Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условия) // Делопроизводство 2000. №1. [44] Она же. Электронные документы и электронные технологии в
делопроизводстве // Делопроизводство 2001. №1. [49] Государственная система документационного обеспечения управления. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении,
организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 41. [55] Государственная система документационного обеспечения управления. [56] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998. С.3. [57] Государственная система документационного обеспечения управления. [60] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998. п. 2.2.2 [61] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. [62] Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого
и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17. [65] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. М., Издательство стандартов, 1998, п.65. С. 41. [67] Государственная система документационного обеспечения управления. [70] Там же. П. 2.3.1.9 [71] Государственная система документационного обеспечения управления. [72] Государственная система документационного обеспечения управления. [73] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998. П.67. [74] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. П. 5.1. [75] Государственная система документационного обеспечения управления. [77] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998. П. 75. [78] Основные правила работы ведомственных архивов. М, 1988. С. 16. [79] Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические
документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С. 4. [83] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998. П.65. [84] Там же. П.72. [85] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. [86] Государственная система документационного обеспечения управления. [87] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. П. 4.1. [91] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. М., 1998. Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // [117] Там же. П. 3.4.2. [119] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. С. 33. [122] Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных
системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 35. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // [124] Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и
документооборота для автоматизации российских органов государственной
власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД. 1998. [125] Федеральный закон от 25 января 1995 года № 24-ФЗ "Об информации,
информатизации и защите информации". // Собрание законодательства [126] С. Короткий. Современные технологии корпоративного документооборота [129] Баласанян В.Э. Ресурсо-энергосберегающие проекты и технологии. Труды всероссийской научно-практической конференции 24-25 мая 2001г. [130] Баласанян В.Э. Ресурсо-энергосберегающие проекты и технологии. Труды всероссийской научно-практической конференции 24-25 мая 2001г. [131] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив, 2000.
|
|